Copilot en Word y Excel
La IA que ya viene con Microsoft 365
Cómo usar esta guía
Si ya pagas Microsoft 365, es muy posible que tengas una IA metida dentro de Word y Excel sin haberla abierto nunca. Esta guía va de sacarle partido a eso.
El ahorro no está en el chat, está en que ya tiene delante tu documento o tu hoja. No hay que pegarle nada.
- Parte 1. Qué es, qué plan hace falta y dónde aparece en cada programa.
- Parte 2. Cómo pedírselo para que no salga un ladrillo.
- Parte 3. Cinco tareas resueltas, con el texto listo para copiar.
- Parte 4. Qué no darle y una chuleta.
Los recuadros grises son texto para copiar. Lo que va [entre corchetes] lo cambias por lo tuyo.
Qué es Copilot y dónde vive
Microsoft llama Copilot a varias cosas distintas, y esa es la primera confusión que hay que quitarse:
- El chat suelto, en copilot.microsoft.com. Es gratuito y funciona como cualquier otro chat: le pegas texto y le preguntas.
- Copilot dentro de Word, Excel, Outlook y PowerPoint, con un botón en la propia cinta de opciones. Este es el que ahorra tiempo de verdad, y es el que va ligado al plan.
Los dos sirven. El primero te obliga a copiar y pegar; el segundo trabaja sobre el archivo que tienes abierto.
Esta guía está pensada para el segundo, pero cada tarea funciona también pegando el texto en el chat gratuito.
Qué plan necesitas
Microsoft ha movido esto varias veces, así que en lugar de un dato que caduque, la comprobación:
- Abre Word y mira la pestaña Inicio. Si hay un botón de Copilot, lo tienes.
- Si no aparece, prueba a cerrar sesión y volver a entrar con la cuenta de la empresa: a veces está en una cuenta y no en la otra.
- Si sigue sin salir, es que tu plan no lo incluye. Te queda el chat gratuito de copilot.microsoft.com.
En cuentas de empresa suele ir con los planes de Microsoft 365; en cuentas personales ha ido cambiando de sitio.
Lo que veas en tu pantalla manda sobre lo que diga esta página. Y antes de contratar nada, comprueba el precio del día en la web de Microsoft.
En Word
Es donde más se nota, porque escribir en blanco es lo que más cuesta.
- Documento en blanco. El botón te pide en una frase de qué va y te saca un borrador entero con su estructura.
- Sobre lo ya escrito. Selecciona un párrafo y pídele que lo acorte, lo alargue o cambie el tono.
- Preguntarle al documento. Con un informe largo abierto, puedes pedirle que te diga qué dice sobre algo concreto.
Lo que no hace bien: darle un tema vago y esperar algo que suene a ti. Sin contexto sale un texto de folleto.
En Excel
Aquí el reparto de tareas es distinto y conviene tenerlo claro desde el principio.
- Lo que hace bien: escribirte la fórmula que no te sale, explicarte qué hace una fórmula que heredaste, ordenar y limpiar datos, y decirte qué salta a la vista en una tabla.
- Lo que no le dejes: los cálculos en sí. Las cuentas las hace Excel con fórmulas, no la IA de memoria.
La forma correcta de usarlo: pídele la fórmula, no el resultado. La fórmula la puedes comprobar y se recalcula sola; un número que te ha dicho, no.
Para que funcione, la hoja tiene que estar en formato de tabla y guardada. Si son celdas sueltas, se pierde.
En Outlook y PowerPoint
- Outlook. Resume un hilo largo antes de que lo abras, y redacta la respuesta si le dices en una frase qué quieres contestar.
- PowerPoint. Convierte un documento de Word en una presentación con sus diapositivas. El resultado es un punto de partida, no algo para proyectar tal cual.
De los dos, el de Outlook es el que se usa a diario. El de PowerPoint sirve el día que tienes que presentar algo mañana y solo tienes un documento.
Las presentaciones que saca vienen con demasiado texto. Lo primero que hay que hacer es quitar la mitad.
La receta de los cuatro ingredientes
Igual que en el resto: sin contexto sale algo genérico. Una petición que funciona lleva cuatro cosas:
- Quién eres. «Soy [oficio] con [N] empleados en [ciudad].»
- Qué documento quieres. «Un informe de seguimiento para el cliente», no «un texto».
- Quién lo va a leer. Cambia todo: no se escribe igual para un cliente que para el banco.
- Longitud y formato. «Dos páginas, con apartados y sin introducción larga.»
En Excel añade siempre: «dame la fórmula, no el resultado».
La misma petición, dos resultados
«Escríbeme un informe para el cliente.»
Salen tres páginas con una introducción sobre la importancia de la comunicación y ningún dato tuyo. Se nota a un kilómetro.
Quién eres, qué documento, para quién y qué apartados tiene que cubrir. Sale un borrador que solo hay que corregir.
Soy [oficio] en [ciudad]. Escribe [qué documento] para [quién lo lee]. Cubre estos apartados: [lista]. [N] páginas, sin introducción larga, de [tú / usted]. No inventes cifras ni fechas: donde falte un dato, deja [pendiente].
Los cinco errores del principiante
- Pedirle que calcule. En Excel, fórmulas. Un número dictado no se recalcula ni se comprueba.
- Aceptar el primer borrador. «Más corto», «quita la introducción», «menos formal» son órdenes válidas.
- No decirle para quién es. Es lo que más cambia el resultado y lo que más se olvida.
- Dejar la presentación como sale. Sobra la mitad del texto, siempre.
- No guardar antes. Trabaja sobre el archivo guardado; si estás en un borrador sin guardar, se pierde.
Cinco cosas para esta semana
Aquí empieza la parte que vas a usar. Cinco tareas de las que salen a menudo, cada una con su texto listo para copiar.
- Redactar un documento desde cero en Word
- La fórmula de Excel que no te sale
- Entender una hoja que has heredado
- Una presentación a partir de un documento
- Vaciar el correo en Outlook
Si no tienes Copilot dentro de los programas, todas funcionan pegando el texto en copilot.microsoft.com.
1. Un documento desde cero
Un informe para un cliente, unas condiciones de servicio, el texto de una propuesta.
Soy [oficio] en [ciudad]. Escribe [qué documento] para [quién lo va a leer]. Tiene que cubrir: [los puntos, uno por línea]. Extensión: [N] páginas. Con apartados y sin introducción larga. Tono [cercano / formal], de [tú / usted]. No inventes datos, cifras ni fechas: donde falte un dato, deja [pendiente].
Lo de «deja [pendiente]» es lo que evita el disgusto. Sin esa frase se inventa importes y plazos que suenan razonables.
2. La fórmula que no te sale
Sabes lo que quieres que haga la hoja, pero no cómo se escribe.
En mi hoja, la columna [A] tiene [qué], la [B] tiene [qué] y la [C] tiene [qué]. Quiero una fórmula que [explica en español lo que necesitas]. Dame la fórmula lista para pegar, dime en qué celda la pongo y explícame en una línea qué hace cada parte. Si hay una forma más sencilla, dímela.
Lo de la explicación importa: es lo que hace que la próxima vez la escribas tú.
3. Una hoja que has heredado
La hoja que montó alguien que ya no está, con fórmulas de tres pisos y ninguna nota.
Explícame esta hoja como si no supiera nada: 1) qué calcula en conjunto; 2) qué hace cada pestaña; 3) qué fórmulas son las importantes y qué hacen, en español; 4) qué celdas hay que rellenar a mano y cuáles se calculan solas; 5) qué se rompería si cambio [lo que quieras tocar].
El punto 5 es el que evita romper la hoja de facturación un viernes por la tarde.
4. Una presentación en diez minutos
Tienes el documento y la reunión es mañana.
Crea una presentación a partir de este documento para [quién la va a ver], de [N] diapositivas como máximo. Una idea por diapositiva, máximo veinte palabras cada una, y lo demás en las notas del ponente. Empieza por lo que le interesa a quien escucha, no por la introducción. No añadas datos que no estén en el documento.
Lo de «una idea por diapositiva, veinte palabras» es lo único que separa una presentación de un documento proyectado.
5. Vaciar el correo en Outlook
Vuelves de dos días fuera y tienes sesenta correos.
Soy [oficio]. Repasa mis correos sin leer y hazme una tabla: quién escribe, qué pide en una línea, si espera respuesta mía, y urgencia de 1 a 3. Ordena por urgencia y marca como «ignorar» lo que sea publicidad o notificación automática. No contestes nada todavía.
Lo de «no contestes nada todavía» está ahí a propósito. Primero decides tú qué merece respuesta.
Qué no le des nunca
Aquí hay un matiz importante: si Copilot está dentro de tu Microsoft 365 de empresa, ya tiene acceso a tus archivos y a tu correo. No le estás dando datos, están ahí.
- Antes de pedirle nada sobre un archivo, mira qué datos personales lleva ese archivo.
- Nóminas, expedientes de personal y datos de salud: fuera, salvo anonimizados.
- Si usas el chat gratuito, anonimiza antes de pegar: «un cliente» en vez del nombre.
- Pregunta a quien lleve la informática de tu empresa qué se registra de este uso.
Si tratas datos de clientes con IA de forma habitual, coméntalo con tu asesoría. Esta guía no es asesoramiento legal.
La chuleta, para dejarla a mano
La plantilla que sirve para todo:
Soy [quién soy]. Quiero [qué documento o qué fórmula]. Lo va a leer [quién]. Extensión [N]. Tono [cómo]. No inventes datos: donde falte, deja [pendiente].
Y las tres reglas:
- En Excel, pide la fórmula. Nunca el resultado.
- Lo que salga es un borrador. Quita la mitad y léelo entero.
- Guarda el archivo antes de pedirle nada.