Gemini dentro de Gmail
Redactar, buscar y resumir sin salir del correo
Cómo usar esta guía
Gemini es la IA de Google. Lo interesante para un negocio pequeño no es el chat en sí, sino que vive donde ya tienes tus cosas: el correo, los documentos y los archivos.
Esta guía va de eso. Si el correo es donde se te va el día, aquí hay media hora que recuperar.
- Parte 1. Qué es, dónde aparece y qué plan hace falta.
- Parte 2. Cómo se le pide para que no salga un correo de robot.
- Parte 3. Seis tareas resueltas, con el texto listo para copiar.
- Parte 4. Qué no contarle y una chuleta.
Los recuadros grises son texto para copiar. Lo que va [entre corchetes] lo cambias por lo tuyo.
Qué es Gemini y dónde vive
Gemini se usa de dos formas distintas, y conviene no confundirlas porque no cuestan lo mismo.
- La aplicación suelta, en gemini.google.com. Es un chat como cualquier otro: le escribes y te contesta. Hay plan gratuito.
- Integrado en Gmail, Documentos y Drive, con un botón dentro de cada aplicación. Aquí es donde de verdad ahorra tiempo, porque ya tiene delante el correo o el archivo.
La diferencia práctica: en el chat suelto tienes que pegarle el texto; integrado, ya lo está viendo.
La integración depende de tu plan de Google y cambia cada pocos meses. Antes de nada, mira la página siguiente.
Qué plan necesitas
Aquí no te puedo dar una respuesta que valga para todos, y prefiero decírtelo a que te lleves un chasco:
- El chat en gemini.google.com tiene plan gratuito. Eso lo tienes seguro con cualquier cuenta de Google.
- Gemini dentro de Gmail y Documentos depende del plan: en cuentas de empresa suele venir con Google Workspace, y en cuentas personales va ligado a una suscripción aparte.
La comprobación son diez segundos: abre Gmail y mira si arriba a la derecha aparece el icono de Gemini o el botón «Ayúdame a escribir» al redactar. Si está, lo tienes. Si no, te queda el chat suelto, que también sirve para casi todo lo de esta guía.
Google reorganiza estos planes a menudo. Lo que veas en tu pantalla manda sobre lo que diga esta página.
La pantalla, en treinta segundos
- Al redactar un correo aparece «Ayúdame a escribir». Le dices en una frase qué quieres decir y él lo redacta.
- Con un correo abierto puedes pedirle que te lo resuma o que prepare la respuesta, y ya tiene el hilo delante.
- En un documento, el mismo botón sirve para redactar, alargar, acortar o cambiar el tono.
- En el chat suelto le pegas lo que sea y le preguntas.
La idea que más rendimiento da: lo que escribe es un borrador, no un correo. Nunca se envía tal cual.
En Documentos y en Drive
Fuera del correo hay dos sitios más donde aparece, y los dos ahorran tiempo de verdad.
- En un documento. Redacta desde cero, alarga, acorta o cambia el tono de lo que ya has escrito. Selecciona el párrafo y pídeselo.
- En Drive. Le preguntas por tus archivos: «¿en qué carpeta está el contrato de [proveedor]?», «resúmeme el presupuesto que subí en marzo».
Lo de Drive es lo que más sorprende al probarlo. Si tienes años de archivos con nombres inventados sobre la marcha, buscar preguntando funciona mejor que buscar por nombre.
Solo ve los archivos de la cuenta con la que has entrado. Si tienes la vida repartida en dos cuentas, verá la mitad.
La receta de los cuatro ingredientes
El correo generado por IA se huele a distancia. Se nota cuando le has dado contexto y cuando no. La petición que funciona lleva cuatro cosas:
- Quién eres y a quién escribes. «Soy [oficio] y escribo a un cliente de hace años.»
- Qué tiene que pasar tras leerlo. «Que me pague la factura sin que se moleste.»
- El tono, en palabras tuyas. «Como se lo diría a un vecino», no «profesional».
- El límite. «Máximo seis líneas, sin fórmulas de cortesía largas.»
Truco: añade «sin usar las palabras [las tres que más te chirrían]». Es lo que más acerca el resultado a como hablas tú.
La misma petición, dos resultados
«Escribe un correo para reclamar una factura.»
Sale un correo de departamento jurídico, con «quedamos a la espera». Para un cliente de diez años, la mejor forma de tensar la cuerda.
Los cuatro ingredientes en una petición. Sale algo corto que suena a ti.
Soy [oficio] y escribo a [quién es y desde cuándo]. Quiero [qué tiene que pasar] sin [lo que quieres evitar]. Escríbelo de tú, corto, máximo [N] líneas, sin fórmulas de cortesía largas y sin las palabras [las que no soportas]. Dame dos versiones: una más suave y otra más firme.
Los cinco errores del principiante
- Enviar la primera versión. Es un borrador. Se nota, y el día que se invente un dato lo habrás firmado tú.
- Pedir «profesional». Para una máquina eso significa largo y con fórmulas. Di cómo hablas tú.
- No decirle la relación que tienes. No se escribe igual a un cliente de diez años que a uno que no te ha pagado.
- Dejarlo redactar datos. Fechas, importes y plazos los pones tú. Él ordena y redacta.
- Usarlo para lo que se arregla llamando. Hay conversaciones de dos minutos que no son un correo.
Seis cosas para esta semana
Aquí empieza la parte que vas a usar. Seis tareas de correo y documentos, cada una con su texto listo para copiar.
- Vaciar la bandeja de entrada de golpe
- El correo incómodo
- Resumir un hilo largo antes de contestar
- Contestar en otro idioma
- Sacar las tareas de un correo
- Escribir un presupuesto o una propuesta
Si no tienes Gemini dentro de Gmail, todos funcionan igual pegando el correo en el chat suelto.
1. Vaciar la bandeja de entrada
Veinte correos sin leer y ninguno urgente de verdad, pero no lo sabes hasta abrirlos.
Te pego [N] correos que tengo sin contestar. Soy [oficio]. Hazme una tabla: quién escribe, qué pide en una línea, si necesita respuesta mía o no, y urgencia de 1 a 3. Ordénalos por urgencia. No resumas los que solo sean publicidad o notificaciones: márcalos como «ignorar».
Con eso en pantalla contestas tres y archivas el resto. La media hora que se te iba en decidir por dónde empezar te la ahorras entera.
2. El correo incómodo
El que llevas tres días sin escribir: reclamar un impago, avisar de un retraso, decir que no, subir precios.
Tengo que escribir a [quién] para [decirle qué]. El contexto real es: [cuéntalo tal cual, sin filtrar]. Nuestra relación es [buena / tirante / lleva años conmigo]. Quiero conseguir [el objetivo] sin [perderlo / quedar mal / entrar en discusión]. Máximo diez líneas, de tú, sin rodeos pero sin sonar borde. Dame dos versiones, una más suave y otra más firme.
Para subir precios añade: «que explique el motivo en una sola frase y no pida perdón».
3. Un hilo largo antes de contestar
Catorce respuestas cruzadas entre cuatro personas y tú entrando el último.
Te pego un hilo de correo con [N] mensajes. Sácame, por separado: 1) qué se ha decidido; 2) qué está pendiente y de quién depende; 3) qué se espera de mí en concreto; 4) qué quedó sin responder. No añadas nada que no esté en el hilo.
La última frase es la clave. Sin ella rellena huecos por su cuenta y te hace suponer cosas que nadie ha dicho.
4. Contestar en otro idioma
Un cliente extranjero, o un proveedor que escribe en un inglés que tampoco es el suyo.
Te pego un correo en [idioma]. Primero tradúcemelo y dime en una línea qué me pide exactamente. Después escribe la respuesta en [idioma], [formal / cercana], diciendo que [lo que quieras contestar]. Debajo, ponme la respuesta traducida al español para que la revise antes de enviarla.
Lo de la traducción de vuelta no es opcional: así no mandas nada que no hayas entendido.
5. Sacar las tareas de un correo
Un cliente te manda un correo de dos pantallas con seis cosas mezcladas y una fecha en medio.
Te pego un correo de [quién]. Sácame la lista de tareas que me encarga, una por línea, con la fecha si la menciona. Marca aparte lo que no está claro y que tendría que preguntarle antes de ponerme. No inventes fechas que no aparezcan.
Lo de «lo que no está claro» es lo que más rendimiento da: son las preguntas que te ahorran rehacer el trabajo.
6. Un presupuesto o una propuesta
Los números los pones tú. Él ordena, redacta y explica.
Soy [oficio] y mando una propuesta a [tipo de cliente]. El trabajo es: [descríbelo]. Partidas y precios: [lista con importes]. Plazo: [X]. Forma de pago: [X]. Escríbeme el documento completo: tres líneas explicando qué se va a hacer, las partidas ordenadas y un cierre con condiciones y validez. Profesional pero sin lenguaje de abogado. No cambies ni sumes ningún importe.
Repasa la suma antes de enviarlo. Siempre.
Qué no le cuentes nunca
Con Gemini hay un matiz que no está en otras herramientas: si lo usas dentro de Gmail, ya está viendo tu correo. No es que le pegues datos; es que están ahí.
- Antes de pedirle nada sobre un correo, mira qué datos personales lleva ese correo.
- Nada de datos de salud, de menores ni bancarios en las peticiones.
- Si pegas texto en el chat suelto, anonimiza: «un cliente» en lugar del nombre.
- Revisa en la configuración de tu cuenta de Google qué se guarda de tu actividad con Gemini.
Si tratas datos de clientes con IA de forma habitual, coméntalo con tu asesoría. Esta guía no es asesoramiento legal.
La chuleta, para dejarla a mano
La plantilla que sirve para cualquier correo:
Soy [quién soy]. Escribo a [quién es y qué relación tenemos]. Quiero [qué tiene que pasar] sin [qué quiero evitar]. De tú, máximo [N] líneas, sin fórmulas largas. Dame dos versiones, una más suave y otra más firme.
Y las tres reglas:
- Contexto y relación antes que petición.
- La primera versión es un borrador. Léela entera antes de enviar.
- Los números y las fechas los pones tú.