Curso de Notion AI gratis, en español y sin registro. Veinte páginas para montar el cuaderno del negocio en Notion —panel, clientes, encargos y procedimientos— y ponerlo a funcionar con su IA: cuatro tareas resueltas, las plantillas que hacen falta y en qué casos no te compensa pagarlo. Se lee aquí mismo, sin descargar nada.
Notion AI para el negocio
Montar el cuaderno del negocio y que se mantenga solo
Cómo usar esta guía
Los cursos anteriores iban de herramientas que abres, preguntas y cierras. Notion no es eso: es un sitio que hay que montar, y una vez montado se queda ahí trabajando.
Por eso esta guía está al revés que las otras. Primero se construye, y solo después entra la IA.
- Parte 1. Qué es, la idea que hay que entender y qué plan hace falta.
- Parte 2. Las cuatro piezas que necesita un negocio pequeño.
- Parte 3. Cómo se le pide a la IA y cuatro tareas resueltas.
- Parte 4. Errores, qué no contarle y una chuleta.
Los recuadros grises son texto para copiar. Lo que va [entre corchetes] lo cambias por lo tuyo.
Qué es Notion, en cristiano
Notion es un cuaderno donde cabe todo lo del negocio: notas, fichas de clientes, presupuestos, procedimientos, tareas. Se usa en notion.com, en el navegador o en el móvil.
La comparación que mejor funciona: es como si Word, Excel y las notas del móvil fueran la misma cosa y estuvieran enlazadas entre sí.
Y encima lleva IA integrada, que es lo que nos interesa aquí: puede leer lo que ya tienes escrito y escribir sobre ello.
Aviso desde el principio: Notion no funciona nada más abrirlo. Hay que montárselo. La parte 2 va de eso.
Páginas y bases de datos
Esto es lo único que hay que entender de verdad. Todo lo demás se aprende sobre la marcha.
- Una página es un documento normal. Escribes y ya está. Y dentro de una página caben otras páginas.
- Una base de datos es una lista de fichas iguales. Cada cliente es una ficha con los mismos campos: nombre, teléfono, estado, importe.
La gracia de la base de datos es que la misma información se ve de varias formas: como tabla, como tablero de columnas o como calendario. No duplicas nada; cambias la vista.
Si algo se repite con los mismos campos, es una base de datos. Si es texto suelto, es una página.
Abrir la cuenta
- Entra en notion.com y regístrate con tu correo o con Google.
- Cuando pregunte para qué lo quieres, di que para trabajo. Cambia las plantillas que te ofrece.
- Borra el contenido de ejemplo. Estorba más que ayuda.
- Crea una sola página y llámala como tu negocio. Ese será el punto de entrada a todo.
El plan gratuito da de sobra para una persona o un equipo pequeño: páginas y bases de datos ilimitadas.
Resiste la tentación de instalar veinte plantillas de internet. Empieza vacío y añade solo lo que uses.
Dónde está la IA y qué plan
La IA de Notion no es una pestaña aparte: aparece dentro de lo que estás escribiendo.
- Escribe una barra inclinada en una página vacía y busca las opciones de IA.
- Selecciona un texto ya escrito para que lo resuma, lo alargue o le cambie el tono.
- En una base de datos, puede rellenar una columna a partir del contenido de cada ficha.
Notion ha movido varias veces si la IA va incluida o se paga aparte. La comprobación: úsala unas cuantas veces y mira si te avisa de un límite. Ahí verás qué tienes.
Antes de contratar nada, mira el precio del día en su web. No lo pongo aquí porque caduca.
Lo que Notion hace peor
Para que no te lleves un chasco a la tercera semana:
- Hay que montárselo. Es su mayor virtud y su mayor pega. Cuenta con una tarde para lo básico.
- No es un programa de facturación. No emite facturas ni cumple Verifactu. Para eso, Holded o Quipu.
- No es una hoja de cálculo. Hace cuentas simples; para modelos con fórmulas, Excel.
- Se convierte en un trastero si metes todo sin orden. Menos páginas y mejor puestas.
La prueba de que va bien: que al mes siguiente sigas abriéndolo. Si dejas de abrirlo, estaba mal montado.
Las cuatro piezas
Un negocio pequeño no necesita veinte bases de datos. Necesita cuatro cosas, y con eso va sobrado:
- El panel del negocio. La página de entrada, con lo que miras a diario.
- La base de clientes. Una ficha por cliente, con su historia.
- Los encargos. Qué hay en marcha y en qué estado.
- El cuaderno de procedimientos. Cómo se hacen las cosas aquí.
Las cuatro páginas siguientes son cada una de ellas, con lo que tiene que llevar dentro.
Móntalas en este orden. La cuarta es la que más te va a sorprender.
1. El panel del negocio
La página que abres por la mañana. Nada más, y sobre todo nada menos.
- Los encargos en marcha, filtrados para ver solo los tuyos y los de esta semana.
- Lo que hay que cobrar y lo que hay que pagar.
- Las tres cosas importantes del mes, escritas a mano.
- Enlaces a las otras tres piezas.
La regla del panel: si algo no lo miras a diario, no va aquí. Va en su base de datos, y se entra a ella cuando toca.
Un panel que hay que bajar con la rueda del ratón ya es demasiado largo.
2. La base de clientes
Una ficha por cliente. Los campos que de verdad se usan en un negocio pequeño:
- Nombre, contacto y cómo prefiere que le escribas.
- Estado: posible, activo, dormido, perdido.
- Qué le has hecho y cuándo fue la última vez.
- Notas: lo que sabes de él y no está en ningún sitio.
Dentro de cada ficha, escribe lo que hablas con él. En tres meses, esa ficha vale más que tu memoria.
El campo «dormido» es el que da dinero: es la lista a la que escribir cuando el mes viene flojo.
3. Los encargos
Una ficha por trabajo. Vista de tablero, con una columna por estado.
- Estados: presupuestado, aceptado, en marcha, entregado, cobrado.
- Cliente enlazado a su ficha, para que se vean desde los dos lados.
- Importe, fecha de entrega y quién lo lleva.
Lo de enlazar con la base de clientes es la pieza que hace que esto sea Notion y no una lista. Desde la ficha del cliente ves todos sus encargos sin buscar nada.
Si solo montas una base de datos, que sea esta. Es la que enseña dónde se atasca el dinero.
4. El cuaderno de procedimientos
Una página por cada cosa que haces siempre igual: dar de alta a un cliente, preparar un pedido, cerrar el mes.
Suena a burocracia de empresa grande y es justo al revés: en un negocio pequeño todo eso está en una sola cabeza, y eso es un problema el día que esa persona se pone enferma o entra alguien nuevo.
No hace falta que sean bonitas. Una lista de pasos por página basta.
Escríbelas la próxima vez que hagas cada cosa, mientras la haces. Sentarse a escribirlas de golpe no funciona nunca.
Cómo se le pide a la IA
Aquí no hace falta explicarle quién eres: ya está dentro de tu espacio y ve la página. Lo que hay que decirle es qué hacer con ella.
- Selecciona primero. Si le marcas el trozo, trabaja sobre eso y no divaga.
- Pide una acción, no un tema. «Saca las tareas», «hazlo la mitad de largo».
- Di el formato. «En lista de comprobación», «en tabla».
- Marca lo que no debe inventar. «Solo con lo que hay en la página.»
La IA de Notion es más útil ordenando lo que ya tienes que escribiendo desde cero.
1. Sacar las tareas de una reunión
Pega las notas de la visita en una página, en bruto y desordenadas. Después:
Con lo que hay en esta página: sácame las tareas pendientes en una lista de comprobación, una por línea, con quién la hace y para cuándo si se dice. Debajo, aparte, lo que quedó sin decidir. No añadas nada que no esté escrito arriba.
Después arrastra esas tareas a la ficha del encargo. Ahí es donde el montaje empieza a pagarse.
La última frase evita que se invente plazos que suenan razonables y no dijo nadie.
2. Rellenar fichas en lote
Tienes cuarenta fichas de cliente con notas dentro y ninguna columna de resumen.
En esta base de datos, añade una columna de IA que, leyendo las notas de cada ficha, escriba en una línea [qué necesitas: en qué estado está la relación / qué se le vendió / qué quedó pendiente]. Si en una ficha no hay información suficiente, deja la celda vacía en lugar de suponer.
Es de lo poco que hace la IA que no puedes hacer tú a mano en un rato razonable. Cuarenta fichas, una pasada.
3. Escribir en tu tono
El problema de siempre: lo que escribe una IA suena a IA. La solución en Notion es que tus propios textos están ahí al lado.
Lee los textos de esta página, que son míos. Fíjate en cómo escribo: longitud de frase, tuteo, qué palabras uso y cuáles no. Ahora escribe [qué necesitas] imitando ese tono. Máximo [N] palabras. No uses palabras que yo no use en los ejemplos.
Guarda una página con tus tres mejores textos y llámala «Cómo escribo». Sirve para esto una y otra vez.
4. Notas sueltas a base de datos
Tienes una página con setenta líneas de apuntes de clientes hechos a lo largo del año.
Convierte el contenido de esta página en una tabla con estas columnas: [nombre, fecha, qué pidió, estado, importe]. Una fila por apunte. Deja vacío lo que no aparezca, no lo inventes. Al final, aparte, lista los apuntes que no has sabido encajar en la tabla.
Esa última lista es la buena: son los apuntes que estaban mal escritos y que solo tú puedes descifrar.
Los cinco errores del principiante
- Montar veinte bases de datos el primer día. Cuatro piezas. Se amplía después.
- Copiar plantillas enormes de internet. Están hechas para otro negocio y acabas manteniéndolas.
- No enlazar clientes con encargos. Sin eso tienes dos listas, no un sistema.
- Pedirle a la IA que escriba de cero. Ordena mejor de lo que redacta.
- Usarlo para facturar. No es su oficio y además está la normativa de por medio.
Qué no le cuentes nunca
Notion tiene un matiz propio: aquí no pegas un texto puntual, metes el negocio entero. Y la IA ve lo que hay en el espacio.
- Piensa qué guardas en las fichas de cliente. Un teléfono es normal; un DNI o datos bancarios, no.
- Datos de salud o de menores: fuera.
- Si compartes páginas con alguien, comprueba qué le estás dando acceso a ver.
- Revisa en la configuración del espacio qué se hace con tu contenido y con la IA.
Si guardas datos de clientes en una herramienta así, coméntalo con tu asesoría. Esta guía no es asesoramiento legal.
La chuleta, para dejarla a mano
Las cuatro piezas: panel, clientes, encargos, procedimientos. En ese orden.
Con lo que hay en esta página: [qué acción quieres]. Dámelo en [formato]. Si algo no está escrito aquí, déjalo vacío en lugar de suponerlo.
Y las tres reglas:
- Si se repite con los mismos campos, es base de datos. Si no, página.
- Enlaza clientes con encargos. Ahí está el sistema.
- La IA ordena mejor de lo que escribe. Úsala para eso.