NotebookLM con tus papeles
Convertir tus documentos en algo a lo que preguntar
Cómo usar esta guía
Perplexity busca fuera, en internet. NotebookLM hace lo contrario: solo lee lo que tú le das y no se sale de ahí.
Eso, que suena a limitación, es justo la gracia. Si le subes tus manuales, tus contratos y tus actas, tienes un buscador de tu propio negocio que además cita la línea exacta.
- Parte 1. Qué es, cómo se monta un cuaderno y qué le puedes meter.
- Parte 2. Cómo preguntar a tus propios papeles.
- Parte 3. Cuatro cuadernos resueltos, con el texto listo para copiar.
- Parte 4. Qué no subir y una chuleta.
Los recuadros grises son texto para copiar. Lo que va [entre corchetes] lo cambias por lo tuyo.
Qué es y en qué se diferencia
NotebookLM es de Google y se usa en notebooklm.google.com con tu cuenta de siempre. Funciona por cuadernos: creas uno, le subes documentos, y a partir de ahí le preguntas.
La diferencia con todo lo demás es que solo responde con lo que hay en esas fuentes. Si preguntas algo que no está, te dice que no está en vez de inventárselo.
Y cada respuesta viene con un enlace al párrafo exacto del documento. No a la página: al párrafo.
Por eso funciona tan bien con papeles propios: no compite con tu conocimiento del negocio, lo ordena.
Tu primer cuaderno
- Entra en notebooklm.google.com con tu cuenta de Google.
- Pulsa Crear cuaderno y ponle un nombre que signifique algo: «Contratos proveedores», no «Cuaderno 1».
- Sube las fuentes. Puedes soltar varios archivos de golpe.
- Espera a que los procese y empieza a preguntar en la caja de abajo.
Un cuaderno por tema. Es tentador meterlo todo en uno, pero entonces las respuestas se ensucian con documentos que no vienen a cuento.
Hay un tope de fuentes por cuaderno. Si te acercas, es señal de que ese cuaderno debería ser dos.
Qué fuentes admite
- PDF. Lo más común: contratos, manuales, normativa, catálogos.
- Documentos de Google y texto pegado. Para actas y notas sueltas.
- Páginas web. Pegas la dirección y se queda con el contenido.
- Vídeos de YouTube. Se queda con la transcripción. Útil para formaciones y webinars de proveedores.
Lo importante no es la variedad, es que todo lo de un tema esté en el mismo cuaderno. Ahí es donde empieza a responder cosas que ningún documento decía por separado.
Si el PDF es un escaneo malo, saldrá mal. La calidad de las respuestas no supera a la de las fuentes.
El resumen en audio
Es lo que más llama la atención al probarlo: genera una conversación hablada sobre tus documentos, como si dos personas los comentaran, y te la puedes descargar.
Suena a truco de feria, pero tiene un uso muy concreto en un negocio pequeño: escuchar en el coche el resumen del pliego, del contrato o de la formación que no vas a leer sentado.
El idioma se ajusta en la configuración del cuaderno. Si te sale en inglés, es eso.
Para enterarte de verdad, la conversación escrita. El audio es para hacerte una idea mientras conduces.
Cómo preguntar a tus papeles
Aquí no hace falta darle contexto sobre ti: el contexto son tus documentos. Lo que hay que hacer es preguntar concreto.
- Una pregunta, no un tema. «¿Qué plazo de preaviso tiene el contrato de [proveedor]?», no «háblame de los contratos».
- Di qué formato quieres. «En una tabla», «en una lista de tareas».
- Pide que compare. Es lo que mejor hace: cruzar varios documentos a la vez.
- Deja la puerta abierta al no sé. «Si no está en las fuentes, dilo.»
Empieza por el resumen que te ofrece al abrir el cuaderno. Es un buen mapa de lo que hay dentro.
La misma pregunta, dos resultados
«Resúmeme estos contratos.»
Sale un resumen de cada uno, por separado, que ya podrías haber leído. No aprovecha lo único que hace mejor que tú: cruzarlos.
Una pregunta que obliga a mirar todos a la vez. Ahí aparece lo que no sabías.
Compara todas las fuentes de este cuaderno y hazme una tabla con una fila por documento y estas columnas: [las que necesites]. Debajo, dime en qué se contradicen entre sí y qué falta. Cita la parte de cada documento. Si algo no está en las fuentes, dilo en vez de suponerlo.
Los cinco errores del principiante
- Meterlo todo en un cuaderno. Un cuaderno por tema, o las respuestas se ensucian.
- Pedir resúmenes. Lo que aporta es cruzar documentos, no resumirlos de uno en uno.
- No pinchar las citas. Llevan al párrafo exacto. Es medio segundo y te ahorra un disgusto.
- Subir escaneos malos. Si tú no lees la letra, él tampoco.
- Esperar que sepa del mundo. No busca fuera. Para eso, Perplexity.
Cuatro cuadernos para montar
Aquí empieza la parte que vas a usar. Cuatro cuadernos que se montan una vez y sirven durante años.
- El cuaderno del negocio
- Todos tus contratos de proveedores
- El manual para quien entra nuevo
- La normativa de tu sector
Móntalos un día flojo. El día que los necesites no vas a tener tiempo de subir nada.
1. El cuaderno del negocio
Todo lo que explica cómo funciona tu negocio y que ahora mismo está en tu cabeza o en veinte archivos sueltos: tarifas, condiciones, procedimientos, garantías.
Con las fuentes de este cuaderno, hazme un documento de referencia: 1) qué servicios ofrecemos y qué incluye cada uno; 2) tarifas y condiciones; 3) plazos y garantías; 4) qué está sin definir o aparece contradicho en dos sitios. Cita la fuente de cada punto. Si algo no está, dilo.
El punto 4 es el que da valor: te enseña dónde tu propio negocio dice dos cosas distintas.
2. Tus contratos de proveedores
Luz, teléfono, alquiler, mantenimiento, software. Todos firmados en momentos distintos y ninguno releído desde entonces.
Hazme una tabla con todos los contratos de este cuaderno: proveedor, qué cubre, importe, fecha de renovación, plazo de preaviso para cancelar y permanencia. Después dime cuáles se renuevan solos, cuál es el próximo preaviso que vence y qué cláusulas me llamarían la atención. Cita la cláusula de cada dato.
Lo del preaviso es lo que hace que este cuaderno se pague solo. Es la fecha que siempre se pasa.
3. El manual del que entra nuevo
Cada vez que entra alguien repites lo mismo durante dos semanas. Esto lo convierte en algo que puede consultar solo.
Con estas fuentes, escribe un manual de acogida para alguien que entra a trabajar de [puesto] sin conocer el negocio. En orden: qué hacemos, cómo funciona el día a día, los procedimientos que tiene que saber sí o sí, y los errores que se cometen al principio. Lenguaje llano, con apartados cortos. Marca lo que no esté cubierto por las fuentes.
Después comparte el cuaderno con esa persona: puede preguntarle sus dudas sin interrumpirte a ti.
4. La normativa de tu sector
Las normas que te afectan, sus modificaciones y las circulares que te van llegando, todo en el mismo sitio.
Soy [tu situación] en [provincia]. Con las fuentes de este cuaderno, hazme una lista de todas mis obligaciones, ordenadas por fecha límite. De cada una: qué hay que hacer, cuándo, qué norma lo dice y qué pasa si no se hace. Marca las que hayan cambiado respecto a una versión anterior si aparece en las fuentes. No añadas nada que no esté.
Ojo: solo sabe lo que le has subido. Si sale una norma nueva y no la subes, no existe para él.
Qué no le subas nunca
Aquí el riesgo es mayor que en un chat, porque no se pega un párrafo: se suben documentos enteros, con todo lo que llevan dentro.
- Revisa cada archivo antes de subirlo. Un contrato lleva nombres, DNI y cuentas.
- Nóminas y expedientes de personal: fuera, salvo anonimizados.
- Datos de salud, de menores o bancarios: jamás.
- Si compartes un cuaderno, comprueba con quién y qué contiene.
Si tratas datos personales con IA de forma habitual, coméntalo con tu asesoría. Esta guía no es asesoramiento legal.
La chuleta, para dejarla a mano
La plantilla que sirve para cualquier cuaderno:
Con las fuentes de este cuaderno: [tu pregunta concreta]. Dámelo en [tabla / lista]. Cita la parte de cada documento de donde sale. Dime también en qué se contradicen las fuentes y qué falta. Si algo no está, responde «no aparece».
Y las tres reglas:
- Un cuaderno por tema.
- Pregunta cruzando documentos, no pidas resúmenes.
- Pincha las citas antes de fiarte.