Si eres autónomo o tienes una pequeña empresa en España, Verifactu es probablemente el cambio normativo que más te va a afectar en el día a día. No es una recomendación ni una buena práctica: es una obligación legal que cambia el programa con el que facturas. Y la mayoría de negocios pequeños llegan tarde, no por dejadez, sino porque nadie les ha explicado en cristiano qué tienen que hacer.
En este artículo te contamos qué es Verifactu, a quién afecta, qué requisitos tiene que cumplir tu programa de facturación y comparamos dos de las opciones más usadas por autónomos y pymes en España: Holded y Quipu.
Qué es Verifactu, en una frase
Verifactu es el sistema con el que la Agencia Tributaria se asegura de que los programas de facturación no permiten manipular facturas una vez emitidas. Dicho de otra forma: Hacienda ya no se fía del papel ni de la hoja de cálculo, y exige que el software deje un rastro que no se pueda borrar ni alterar.
En la práctica, esto significa tres cosas para ti:
- El programa que uses tiene que estar adaptado a la normativa y declararlo formalmente.
- Cada factura genera un registro encadenado con la anterior, de forma que si se altera una, se rompe la cadena.
- Las facturas incorporan un código QR que permite verificarlas.
Facturar con Word, con Excel o con un programa hecho a medida que nadie mantiene deja de ser una opción.
A quién afecta
El alcance es muy amplio: autónomos, pymes y sociedades que emitan facturas en territorio de régimen común. Los plazos de entrada en vigor se han ido escalonando según el tipo de contribuyente, así que puede que a ti todavía no te haya tocado aunque tu vecino ya esté dentro.
Hay dos excepciones importantes que conviene tener claras. La primera: si tributas en Álava, Gipuzkoa o Bizkaia, tu sistema no es Verifactu sino TicketBAI, con sus propios requisitos. La segunda: quienes ya están en el Suministro Inmediato de Información (SII) tienen un régimen distinto.
Consejo práctico: no busques tu fecha en un blog, ni en este. Pregúntale a tu gestor cuál es el plazo exacto que te aplica a ti, porque depende de tu forma jurídica y de tu régimen fiscal. Lo que sí puedes hacer desde ya, sin esperar a nadie, es comprobar si tu programa actual está preparado.
Qué pasa si no cumples
- Sanciones económicas por usar software que no cumple los requisitos.
- Facturas que pueden no ser válidas a efectos fiscales, con el lío que eso genera con tus clientes.
- Mayor exposición si te toca una inspección, porque no podrás demostrar la integridad de tus registros.
Qué tiene que tener tu programa de facturación
Antes de comparar marcas, esta es la lista con la que puedes evaluar cualquier programa, incluido el que ya usas:
- Declaración responsable publicada. El fabricante debe declarar formalmente que su software cumple. Si no la encuentras en su web, mala señal.
- Registro de facturación encadenado. Cada factura enlaza con la anterior mediante una huella digital.
- QR en la factura. Obligatorio, y debe generarse solo.
- Facturas rectificativas bien resueltas. Ya no puedes editar una factura emitida: hay que rectificarla. Comprueba que el programa lo hace fácil.
- Exportación de tus datos. Si algún día te quieres ir, tienes que poder llevarte tus facturas y tus clientes.
Holded y Quipu: comparativa
Las dos son empresas españolas, las dos están adaptadas a la normativa y las dos van dirigidas a autónomos y pymes. La diferencia está en el enfoque.
| Holded | Quipu | |
|---|---|---|
| Enfoque | Plataforma completa de gestión | Facturación y control financiero |
| Además de facturar | Contabilidad, CRM, proyectos, inventario, nóminas | Contabilidad, tesorería, previsión de impuestos |
| Adaptado a Verifactu | Sí | Sí |
| Precio de partida | Consúltalo en su web | Consúltalo en su web |
| Prueba gratuita | Sí | Sí |
| Ideal para | Negocios que quieren una sola herramienta para todo | Autónomos y pymes que solo necesitan facturar bien |
Cuándo elegir Holded
Holded tiene sentido si tu negocio ya no cabe en un programa de facturas a secas. Si llevas inventario, gestionas proyectos con varias personas, necesitas un CRM para el seguimiento comercial o quieres que tu gestoría trabaje dentro de la misma plataforma, tener todo en un sitio te ahorra más tiempo del que te cuesta la curva de aprendizaje.
El reverso: si solo emites veinte facturas al mes, es probable que estés pagando por módulos que no vas a abrir nunca.
Cuándo elegir Quipu
Quipu es más directo. Está pensado para el autónomo o la pyme pequeña que quiere facturar, controlar gastos, conciliar el banco y saber cuánto va a pagar de impuestos el trimestre que viene. Menos superficie, menos que aprender.
El reverso: si tu negocio crece y necesitas inventario o gestión de equipos, se te quedará corto.
Cómo pasar de Excel a un programa certificado
Esta es la parte que asusta y no debería. Un cambio ordenado se hace en una tarde:
- Cierra el año o el trimestre en curso con tu sistema actual. Cambiar a mitad de periodo complica la contabilidad.
- Reúne tus datos básicos: listado de clientes con NIF y dirección, listado de productos o servicios con precios, y tus datos fiscales.
- Prueba el programa gratis antes de pagar. Emite tres o cuatro facturas de prueba y comprueba que el diseño te vale y que la rectificativa funciona como esperas.
- Importa clientes y productos. Casi todos aceptan un CSV. No hace falta migrar el histórico de facturas: guárdalo en PDF.
- Avisa a tu gestor del cambio y dale acceso si el programa lo permite. Te ahorrará el envío mensual de carpetas.
Errores que vemos a menudo
- Esperar al último mes. Cuando llega el plazo, el soporte de todos los programas va saturado.
- Dar por hecho que tu programa actual cumple. Que sea de pago no significa que esté adaptado. Búscalo en su web.
- Seguir editando facturas emitidas. Es justo lo que la normativa impide. Hay que rectificar.
- Elegir el más completo en lugar del que vas a usar. La herramienta que no abres no te ahorra tiempo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir facturando en Excel?
No, si estás dentro del ámbito de la normativa. Una hoja de cálculo no genera registros encadenados ni impide su modificación posterior, que es exactamente lo que Verifactu exige.
¿Y si emito muy pocas facturas al año?
El volumen no te exime. Sí influye en el plan que te conviene: varios programas tienen opciones gratuitas o muy baratas para volúmenes bajos.
¿Tengo que enviar cada factura a Hacienda?
Depende de la modalidad. Existe la opción de remitir los registros a la Agencia Tributaria de forma automática y la de conservarlos con las garantías exigidas y ponerlos a disposición si te los piden. Tu programa te dejará elegir; consúltalo con tu gestor.
¿Me lo puede llevar mi gestoría?
Muchas gestorías ya trabajan con estas plataformas y pueden darte acceso. Pregunta antes de contratar por tu cuenta: quizá ya tengan una licencia que puedas aprovechar.
En resumen
Verifactu no es opcional y no se resuelve solo. Lo único que tienes que hacer esta semana es comprobar si tu programa actual está adaptado. Si lo está, respira. Si no, elige uno certificado y haz el cambio con calma, que es mucho más barato que hacerlo con prisa.
Este artículo tiene carácter informativo general y no sustituye el asesoramiento de un gestor o asesor fiscal, que podrá confirmarte los plazos y obligaciones exactos aplicables a tu situación.
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Para no fiarte de lo que te cuenten sobre Verifactu: la guía de buscar con Perplexity enseña a comprobar plazos y obligaciones con el enlace al BOE delante, y la de Claude para documentos largos, a que te expliquen la norma citando el artículo. Los programas adaptados y las otras dieciséis herramientas, en Herramientas.