Las 18 herramientas que de verdad usa un negocio pequeño
Con para qué sirve cada una, qué te da gratis y con qué hay que tener cuidado. Ninguna está puesta para rellenar.
Dime tu problema y te digo la herramienta
Dieciocho herramientas abruman. Casi siempre solo hace falta una: la que resuelve lo que más te está molestando ahora mismo.
Las dieciocho, con lo bueno y lo malo
Cada ficha lleva su curso gratuito cuando lo tiene. El apartado «Ojo con» es el que más te va a ahorrar.
Escribir
Escribir
ChatGPT
El chat de IA más conocido. Escribe, resume, traduce y da ideas en español normal.
Redactar lo que te da pereza: reseñas, correos incómodos, descripciones de producto.
Suficiente para todo el uso diario. Pide esperar tras un rato intenso.
Se inventa datos con mucho aplomo. Nada de plazos ni importes sin comprobar.
Escribir
Gemini
La IA de Google. Lo interesante es que vive dentro de Gmail, Documentos y Drive.
Vaciar la bandeja de entrada, redactar respuestas y buscar entre tus archivos.
El chat suelto es gratuito con cualquier cuenta de Google.
La integración en Gmail depende de tu plan. Mira si te sale «Ayúdame a escribir».
Escribir
Le Chat
El asistente de la francesa Mistral AI. La alternativa europea a los grandes chats.
Lo mismo que ChatGPT, con la empresa y los servidores dentro de la UE.
Holgado para el trabajo diario de un negocio pequeño.
Proveedor europeo simplifica el papeleo, pero tú sigues siendo el responsable de los datos.
Documentos
Documentos
Claude
De la empresa Anthropic. Aguanta documentos muy largos y cita de dónde saca cada respuesta.
Contratos, pliegos, bases de subvención y normativa, explicados en cristiano.
Cumple para leer un contrato o unas bases. Los documentos largos consumen rápido.
Que cite reduce el riesgo, no lo elimina. Abre el documento por la página citada.
Documentos
Copilot
La IA de Microsoft, metida dentro de Word, Excel, Outlook y PowerPoint.
Redactar en Word, sacar la fórmula que no te sale en Excel, vaciar Outlook.
El chat de copilot.microsoft.com es gratuito.
En Excel pídele la fórmula, nunca el resultado. Un número dictado no se recalcula.
Buscar
Buscar
Perplexity
Buscador con IA: contesta y pone un enlace a la página de donde ha sacado cada dato.
Comprobar si existe una ayuda, qué dice una norma o a quién vas a contratar.
Búsquedas ilimitadas; las avanzadas van limitadas al día.
Que cite no significa que acierte. Abre la fuente y mira su fecha.
Buscar
NotebookLM
De Google. Solo lee los documentos que tú le subes y cita el párrafo exacto.
Convertir tus contratos, manuales y actas en algo a lo que preguntar.
Gratuito con tu cuenta de Google. Hay un tope de fuentes por cuaderno.
No busca fuera. Si no le has subido la norma nueva, para él no existe.
Organizar
Organizar
Notion
Un cuaderno donde cabe todo el negocio: notas, fichas de clientes, encargos y procedimientos.
Dejar de tener la información del negocio repartida en veinte sitios.
Páginas y bases de datos sin límite para una persona o un equipo pequeño.
No funciona nada más abrirlo: hay que montárselo. Cuenta con una tarde.
Organizar
Make
Automatiza tareas conectando aplicaciones entre sí, arrastrando bloques y sin programar.
Que el formulario de la web cree la ficha, te avise y conteste al cliente. Solo.
Un número fijo de operaciones al mes. Da para dos o tres automatismos pequeños.
Lo caro son las consultas, no las acciones. Consultar cada 15 minutos se come el plan.
Diseño
Diseño
Canva
Diseño para quien no sabe diseñar: carteles, publicaciones, cartas y tarjetas.
Publicar en redes con buen aspecto y montar el cartel del escaparate.
Miles de plantillas, todas las medidas y descargas sin límite.
Un logotipo hecho con sus elementos no se puede registrar como marca.
Diseño
Freepik
Banco de imágenes, vectores e iconos con licencia, más generador por IA. Española, de Málaga.
Tener imágenes que puedes usar de verdad en tu web, sin riesgo de reclamación.
Descargas gratuitas citando al autor.
En el plan gratuito la atribución es obligatoria. Guarda el justificante de cada descarga.
Diseño
Gamma
Monta una presentación completa a partir de un texto, con su diseño y sus imágenes.
La propuesta comercial, la presentación para el banco o el catálogo de servicios.
Créditos mensuales que dan para varias presentaciones.
Si generas desde un tema se inventa precios y plazos. Pégale siempre tu texto.
Vídeo
Vídeo
CapCut
Editor de vídeo vertical para el móvil, con subtítulos automáticos en español.
Grabar y publicar vídeo del negocio sin saber editar ni tener cámara.
Edición completa y subtítulos automáticos sin pagar.
La música de moda no vale para contenido comercial. Y avisa antes de grabar a nadie.
Idiomas
Idiomas
DeepL
Traductor alemán que suena a persona. Traduce también documentos con el formato puesto.
Contestar a clientes de fuera y traducir catálogos sin que canten.
Traducción de texto con tope de caracteres y algunos documentos al mes.
Lo que se presenta ante una administración necesita traducción jurada.
Voz
Voz
ElevenLabs
Convierte texto en voz con entonación creíble, y también clona voces.
El mensaje del contestador, la voz de tus vídeos y los avisos del local.
Una cantidad de caracteres al mes; da para bastantes audios cortos.
Con un minuto de tu voz publicada se puede clonar. Palabra clave en casa y en el negocio.
Voz
Notta
Pasa audio a texto: visitas, reuniones y notas de voz, separando quién habla.
Que lo hablado en la visita o en el coche no se pierda.
Minutos de transcripción al mes, con tope por grabación.
Avisa siempre de que grabas. Nunca grabes una conversación en la que no participas.
Facturación
Facturación
Holded
Plataforma española que junta facturación, contabilidad, CRM, proyectos e inventario. Adaptada a Verifactu.
Dejar de saltar entre programas cuando el negocio ya tiene volumen.
No tiene plan gratuito permanente; sí periodo de prueba.
Si solo emites unas pocas facturas al mes, te sobra la mitad.
Facturación
Quipu
Facturación, gastos, conciliación bancaria y previsión de impuestos. También adaptada a Verifactu.
Facturar bien y sin complicaciones siendo autónomo.
No tiene plan gratuito permanente; sí periodo de prueba.
Se queda corta si necesitas inventario o gestión de equipos.
Si le pides la web a una IA
Esta no cuenta entre las dieciocho. Es para quien ya se atreve a montarse la web, una landing o una propuesta con una IA y se encuentra siempre con lo mismo: sale correcto, pero sale genérico, y cada cosa sale distinta de la anterior.
Extra
RICOUI DESIGN
Un taller en el navegador para escribir tu DESIGN.md: un archivo de texto con tus colores, tus tipografías y tu estilo que le entregas a la IA antes de pedirle nada.
Que lo que genere la IA se parezca a tu negocio y no a una plantilla. Se escribe una vez y sirve para todo lo que venga después.
Se usa gratis en el navegador y el trabajo se queda guardado en tu equipo. La cuenta solo hace falta para sincronizar entre dispositivos.
Está en inglés y en pruebas. Y las marcas conocidas de la galería son para coger ideas: copiarle la identidad a una te deja una web que no es tuya y un problema de marca.
Lo que ninguna de estas hace por ti
Decidir
Ordenan, redactan y encuentran. La decisión de firmar, presentarte o subir precios sigue siendo tuya y no se delega.
Sustituir a tu asesoría
Sirven para llegar informado y preguntar lo justo. Para lo fiscal, lo laboral y lo legal, un profesional.
Garantizar que aciertan
Todas se equivocan alguna vez, y las que más seguras suenan también. Plazos, importes y artículos se comprueban en la fuente.
Conocer tu negocio
Ninguna sabe cómo trabajas ni qué te diferencia. Todas mejoran muchísimo en cuanto se lo cuentas.
Lo que nos preguntáis siempre
¿Cuál es la primera que debería probar?
ChatGPT, y el curso es gratuito. Es la más versátil y la que menos cuesta entender. Cuando la domines, la tabla de arriba te dice cuál encaja con tu siguiente problema.
¿Hace falta pagar alguna?
Ninguna, para empezar. Catorce de las dieciocho tienen plan gratuito que cubre el uso de un negocio pequeño. Se paga el día que un límite te corte a media faena, no antes.
¿Puedo meter datos de mis clientes?
Como norma, no. Nombres, DNI, direcciones, datos de salud o bancarios se quedan fuera; anonimiza antes de escribir. Que el proveedor sea europeo simplifica el papeleo, pero el responsable de esos datos sigues siendo tú.
¿Por qué no ponéis los precios en las fichas?
En la portada tienes precios de entrada orientativos, con la fecha en que se comprobaron. Aquí no los repetimos porque cambian cada pocos meses y una ficha con un precio viejo hace más daño que bien. Lo que sí contamos es qué te da el plan gratuito, que cambia mucho menos. El precio del día, en su web antes de contratar.
¿Son todas de IA?
No. Make automatiza y puede llevar IA dentro, pero no lo es. Holded y Quipu son programas de facturación y están aquí porque Verifactu es un problema real que ninguna IA resuelve.
¿Cómo elegís las que aparecen?
Por que las use un negocio pequeño sin departamento de informática: que tengan plan gratuito o prueba, que funcionen en español y que resuelvan un problema concreto. Algunas dejan comisión y otras no; la lista sería la misma.
¿Cuáles te convienen a ti?
Arma tu plan de IA en dos minutos: te dice por dónde empezar según tu sector, tu tiempo y tu presupuesto. Y en el catálogo tienes las dieciséis guías, gratis y sin registro.
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Cada herramienta tiene su curso gratuito. Si prefieres que te digamos cuál usar primero, arma tu plan de IA en dos minutos. Y en el mapa del sitio está todo lo que hay publicado.